Форма служебной записки

Документ который обеспечивает общение между подразделениями в основном горизонтальное , какое-то общение форма служебной записки надо сказать, что служебная записка это такой документ который не имеет официального статуса и во cut он его там нет у него нет свои формы не звучит в классификаторах докладная записка есть о служебной записки , как . Документа нет тем не менее этот документ очень распространен в организациях им все пользуются и очень по-разному к нему относятся стандартные цели этого документа включают обычно запрос информации выдачу , каких-то этому инструкций сопровождения , как ого-то другого сообщения объявления извещения пояснения и очень часто. Служебные записки содержат информацию даже не формацию не информация просьбу что-то купить приобрести оплатить расходы и так далее очень много споров вокруг служебных записок , как их оформлять нужно ли их хранить в бумажном виде стоит ли их переводить в электронный вид или нет законодательства наша нисколечко не запрещает перевести. Служебные записки в электронный вид во первых по этому сопутствует краткий срок хранения этих документов у них нормативный срок хранения у большинства один год поэтому , если вы написали их на бумажке сложили в архив через год их можно уничтожить все про них забуду в электронном виде они сохранятся столько сколько форма служебной записки будет.

Хранится ваша база прямого запрета в федеральном законе на 63 подписывать служебные записки электронной подписью нет вообще про служебные записки ничего не сказано , если вы переводите служебные записки в электронные вид и вы экономите , как минимум бумагу , если у вас вот это вот хождение по подразделениям тоже. Сокращается время то есть и документ очень многие компании считают, что это вообще такой документ не документ а просто записка к это можно перевести в электронный вид и спокойно жить в принципе да, но , как всегда есть свои но даже , если вы используете электронную подпись своей системе электронного форма служебной записки документооборота простую. Неквалифицированную да допустим вы используете она не защищает этот документ от подделки то есть один человек написал прошу приобрести стулья на сумму 1000 рублей, а потом взяли под провели на 10000 рублей да она конечно в системе видно, но опять же это надо там смотри возрастает риск отказа автор документа от факта подписания это служебные.

Записки вот этот вот риск он больше всего пугает юристов, что он может быть и что потом в суде им придется доказывать что это именно этот человек зашел именно под своим логином и паролем и, что вот это сделал именно вон доказать это очень сложно особенно , если в системе ну допустим доступ к системе неоднозначный. Да вы дали васи иванова логин пароль а он дал его пейте смирнова еще кому то и вообще за одним компьютером десять человек работают в этом случае невозможно будет доказать кто именно совершил сделал этот документ вот и в данном на данный момент законодательстве нет ни, как ого механизма проверки простой электронной подписи и процедуры.

Разрешение конфликтов именно вот в случае отказа автора вот того, что это я и линия , если у вас квалифицированная подпись то все просто и понятно все нормально, но вы же не будете всем сотрудникам выдавать квалифицированную подпись довольно дорого и незачем только служит ки подписывать, но нет смысла поэтому рекомендация такая служебные записки. Финансового характера и служебные записки которые касаются трудового распорядка выходов не выходов на работу то есть те служебные записки которые форма служебной записки чисто теоретически могут быть рассмотрены в суде ну лучше хотя бы дублировать иметь в на случай чего нибудь и вот у меня мы заказчики клиенты те у которых есть , как ая-нибудь там приемка военная. Госзаказы еще, что то такое то есть все что связано с деньгами не частными и государственными ни в коем случае не переводит служебные записки прям бьются за финансовые служебные записки, чтобы они были в живом бумажном виде очень боятся за свои шкуры поэтому и наверное имеет это основание под собой ой , как ой компьютер вот что.

Нужно сделать , если вы все же решились перевести служебные записки из бумажного вида в цифровой во-первых в учетной политике закрепить порядок использования различных видов электронных подписей и предусмотреть локальными актами правила определения лица который подписал документ то есть , если вы у себя в компании договорились, что логин и пароль. К вашей электронной системе является идентификацией того или иного пользователя это нужно прописать нормативном акте локальном и дать ознакомиться под под живую подпись сотрудникам то есть он соглашается с тем что вот в таких допустим в служебных записках логин и пароль его является в общем-то аналогом его личной подписи.

Правильное составление служебной записки

Нужно указать также порядок заверения бумажных копий электронных документов предоставляемых по требованию органов контроля и других лиц налоговые суды сейчас принимают копии электронных документов более того у и у налоговых и у судов есть возможность техническое принимать документы даже не распечатывая в электронном виде их это устраивает ну. Конечно такие документы , как первичные учетные документы они без электронно-цифровой подписи и вас никто их не примет без квалифицированной но такие , как служебная записка вполне себе могут ну и конечно на предприятие должно быть утверждено требования соблюдения конфиденциальности использования рон и подписи ознакомлен должны форма служебной записки быть.

Работники и чаще всего контроль за этим процессом осуществляют работники ай-ти службы у меня опять жизнь практике есть компании в которых там найти директор он просто лично следит за тем, чтобы никто не смог зайти под чужой учетной записи но и это надо сказать не оберегает не оберегая не гарантирует того что. Запись в базе данных сделал именно этот пользователь потому, что пользователи все равно раздают пароли от своих компьютеров и один и тот же сотрудник работает за тремя компьютерами от разных учетных записей и вот все все равно, но меньше в этом случае уже риск меньше поэтому прежде

от admin

Добавить комментарий